Scegliere tra SMS e fax
L'uno avvisa, l'altro consegna e dimostra.
Se si confrontano SMS e fax, l'immagine che ne esce è quasi banale: un campanello da una parte, una cassetta delle lettere dall'altra. L'SMS si rivolge a un destinatario attraverso lo schermo che consulta decine di volte al giorno; il fax, invece, fa arrivare un'intera pagina — timbro, firma, tabella allegata — sulla macchina d'ufficio, e il dispositivo remoto conferma l'avvenuta ricezione. La rapidità, dunque, non è il criterio decisivo: conta piuttosto ciò che viene inviato — un semplice avviso, oppure un documento la cui trasmissione potrebbe un giorno dover essere giustificata? Molto spesso la risposta migliore consiste nell'impiegare i due canali uno dopo l'altro.
Quattro differenze che contano
Sulla velocità, i due canali sono alla pari. Ecco ciò che li distingue davvero.
- Ciò che viene trasmesso
- In un SMS si trovano soltanto poche parole, senza formattazione. Il fax, per conto suo, riproduce fedelmente un foglio A4: impaginazione, caselle spuntate, firme, timbro aziendale. Sono elementi destinati a perdere significato non appena vengono ricopiati in testo.
- La traccia lasciata
- La conferma di arrivo di un SMS è conservata nei sistemi dell'operatore e certifica unicamente che un telefono l'ha ricevuto. Una telecopia genera invece un rapporto in cui figurano il numero composito, la data, l'ora e quante pagine il dispositivo remoto ha accettato.
- A chi ci si rivolge
- Con un SMS si raggiunge un individuo, al suo cellulare privato. Il fax si indirizza invece a un'organizzazione: l'ufficio accoglienza di un municipio, la farmacia di un ospedale, una cancelleria di tribunale — il numero è riportato su un modulo ufficiale.
- Il canale atteso
- Nessuna procedura amministrativa ammette un documento trasmesso via SMS. L'ente che rende noto un proprio numero di fax ha costruito la propria ricezione su questo canale: il mittente si adegua.
Quando l'SMS basta
Avvisare, non consegnare
Confermare un appuntamento, segnalare un ritardo, dire « il preventivo è partito via fax »: l'SMS si legge quasi subito. Annuncia il documento senza mai sostituirsi.
Contattare una persona
Idraulico, vicino, parente lontano: nessuno di loro possiede un fax. Per loro, il messaggio o l'e-mail con PDF allegato resta la soluzione ovvia — e l'unica che funziona.
Quando non c'è nulla in palio
Il codice di un portone, un indirizzo, un orario di consegna: se nessuna circostanza esigerà mai una prova, la praticità prevale sulla tracciabilità. Così va per la quasi totalità dei messaggi di tutti i giorni.
Quando il fax si impone
L'ente lo richiede
Assicurazione malattia, cancelleria, reparto ospedaliero, studio notarile: molti operano ancora tramite telecopie. Inviare loro il documento in modo diverso significa rischiare che finisca a dormire in una coda di attesa.
Una pagina, non una riga di testo
Ordine firmato, ordinanza, verbale o attestato: la loro validità risiede nella presentazione stessa. Una foto inviata via messaggistica non garantisce né l'inquadratura corretta né una leggibilità sufficiente per l'ufficio ricevente.
Una scadenza da rispettare
Per una disdetta, un reclamo o una pratica con scadenza, tenete da parte due file: il PDF spedito e la sua ricevuta di trasmissione. Messi insieme, provano il contenuto, il numero chiamato e l'ora — tre cose che un SMS non è in grado di dimostrare.
Il metodo giusto: inviare il fax, poi avvisare
L'aspetto critico del fax è l'apparecchio che lo riceve: un dispositivo qualsiasi, forse tenuto in fondo a un corridoio o appoggiato al bancone di accoglienza, dove la pagina inviata potrebbe restare in attesa per molto tempo. Un messaggio di testo o una telefonata immediatamente dopo l'invio basta: il destinatario capirà che un documento lo aspetta e si presenterà per prenderlo.
L'ordine inverso non ha alcun senso. Inviare un messaggio SMS non corrisponde alla consegna del documento, e le così dette soluzioni di « fax via SMS » si limitano a fornire un collegamento per il download del file. Nessuna fotocopia, nessuna ricevuta: niente che un ufficio possa registrare come un'sezione effettiva.
SMS e fax: domande frequenti
- L'SMS ha valore probatorio?
- Sì, ogni volta che la legge ammette una prova libera, allo stesso livello di un'e-mail o di una telecopia. La valutazione spetta poi al giudice, caso per caso: bisogna comunque dimostrare chi lo ha scritto e il contenuto esatto. Per risolvere una questione specifica, consultate un giurista o un avvocato.
- Si può ricevere una notifica SMS quando giunge un fax?
- È una funzione offerta da alcuni servizi di ricezione, legata a un numero fittizio: il provider acquisisce la telecopia e la trasmette insieme a una segnalazione. Faxeroo si limita all'invio e non assegna alcun numero; la pagina dedicata alla ricezione illustra le alternative.
- Un fax può essere spedito verso un telefonino?
- No. Servirebbe un telecopiatore in grado di rispondere con tonalità, e la rete cellulare deteriora tali segnali. L'argomento è trattato nella nostra pagina dedicata all'abbinamento di fax e mobile: le ragioni tecniche e le alternative sono illustrate in dettaglio.
Il fax nel quotidiano
Questo dossier
Per approfondire
Pagine selezionate per preparare l'invio, monitorarlo o conservarne la prova.