Firmare prima di inviare: il metodo giusto per il fax
Manoscritta, disegnata, elettronica: i gesti, e ciò che esce dalla macchina di fronte.
Per faxare un documento firmato: intestatelo con inchiostro denso e scansionatelo in bianco e nero, oppure incollatene una firma disegnata nel PDF. In ogni caso il destinatario riceve solo l'immagine della vostra firma, non una firma elettronica verificabile. Se il documento cartaceo è necessario, il fax non può sostituire l'originale.
Quattro punti essenziali
Una telecopia trasporta solo un'immagine monocromatica: la firma si riduce a un disegno, senza certificato né marcatura temporale.
Che sia avanzata o qualificata ai sensi dell'eIDAS, una firma perde ogni capacità di verifica non appena viene stampata o telecopiata.
Apponete le iniziali su ogni pagina e numerate « 1/4, 2/4… »: il destinatario vede immediatamente se manca un foglio.
Alla risoluzione del fax (204 × 196 dpi), i tratti troppo sottili si frammentano: usate una punta media e preferite l'inchiostro nero.
Tre metodi di firma, tre risultati dal lato del destinatario
Il risultato varia in base alla disponibilità del destinatario ad accettare e alla vostra attrezzatura. La colonna di mezzo mostra ciò che produrrà la macchina di fronte.
| Procedimento | Modalità operativa | Ricevuto dal destinatario | Indicato per |
|---|---|---|---|
| Manoscritta, poi digitalizzazione | Stampare il documento, firmare a inchiostro, scansionare in PDF in bianco e nero. | La riproduzione della firma originale, generalmente la più leggibile. | Moduli amministrativi, lettere di disdetta, procure ordinarie. |
| Tracciata nel PDF | Disegnare la firma con il dito o con uno stilo in un lettore PDF, o inserirvi un file immagine. | Un'immagine della firma, visivamente simile alla precedente. | Invii quotidiani, senza stampante né scanner a portata di mano. |
| Elettronica, livello eIDAS | Apporre una firma certificata con la carta d'identità elettronica belga o con un servizio dedicato. | Solo la resa visiva: certificato e controllo di integrità rimangono nel file di origine. | Trasmissione del file via elettronica, mai per fax. |
Firma autografa: la scansione accurata
Dopo aver stampato e firmato il foglio, lo scansioni scegliendo il bianco e nero puro — l'opzione si chiama spesso «testo» o «documento» — e non il colore o i toni di grigio. Con questa impostazione ogni pixel diventa nero o bianco, proprio come nella stampa del fax: quello che vede sullo schermo è già ciò che riceverà il destinatario.
Uno scanner piano resta il punto di riferimento. Con lo smartphone, appoggi il foglio su uno sfondo scuro e uniforme, lo illumini di fronte senza ombre e usi la funzione «scansione documento», che raddrizza la pagina e accentua il contrasto. Controlli poi la firma ingrandendo il PDF: tratto tratteggiato? Rinforzi il contrasto o rifaccia la firma con una mano più ferma.
Tracciare la propria firma in un PDF
Gran parte delle applicazioni mobile e dei programmi di lettura PDF include una funzione «compila e firma»: al primo uso disegni il segno, il programma lo salva e lo applica dove vuoi. Comodo per spedire da telefono, senza stampante.
Due punti di attenzione. Tracci la firma piuttosto grande nella finestra di inserimento, poi la rimpiccioli una volta applicata — un tratto già minuscolo si riduce spesso a tre segmenti. Esporti poi il file in PDF standard (appiattito) prima dell'invio: la firma deve fare corpo con la pagina, non restare un'annotazione che un software potrebbe ignorare.
Il fax non trasporta la firma elettronica
Il regolamento eIDAS dell'Unione europea distingue tre gradini. Nella firma elettronica di base rientra qualunque operazione che associa dei dati a un firmatario: spuntare una casella, inserire un'immagine. La firma avanzata deve invece identificare il firmatario in modo univoco e rendere rilevabile ogni modifica apportata successivamente. La firma qualificata esige un certificato dedicato e un dispositivo qualificato per la creazione; secondo il regolamento europeo equivale a una firma autografa. La carta d'identità elettronica belga consente di emettere proprio questo livello superiore.
Tutte queste garanzie si basano sulla crittografia del file: impronta del documento, certificato e, talvolta, marcatura temporale. Il fax, invece, fa circolare solo un'immagine a trama della pagina. Prenda un PDF firmato elettronicamente e poi inviato per fax: arriva come semplice copia, e il destinatario vede al massimo un riquadro «firmato da…», senza poter controllare nulla.
Se l'interlocutore esige una firma avanzata, o addirittura qualificata, usi la via da lui indicata: eBox, portale, e-mail. Il fax resta valido laddove una copia firmata sia sufficiente.
I casi in cui l'originale cartaceo è d'obbligo
Certi atti richiedono l'originale senza eccezioni: scritture notarili, taluni contratti, documenti che l'amministrazione chiede «in originale» nel modulo. Il fax può segnalare l'invio del fascicolo oppure, se il destinatario è d'accordo, far scattare un termine — però poi l'originale va spedito per posta o portato di persona. Ogni ente ha una lista diversa: legga le istruzioni o si informi direttamente presso l'ente.
Su un documento lungo, sigli ogni foglio scegliendo sempre lo stesso angolo (quello in basso a destra va benissimo) e scriva su ciascuno la sua posizione, nella forma «pagina 2 di 5». Così dimostra di aver preso visione di tutto, e il destinatario può verificare a colpo d'occhio che nessuna pagina sia andata persa. Il foglio originale, con la firma autografa, resta da Lei: lo archivi insieme alla prova di trasmissione (rapporto o ricevuta).
Una firma che resiste ai 204 × 196 dpi
- In risoluzione fine, una pagina fax conta circa 8 punti al millimetro; un segno troppo sottile può cadere fra due punti e sparire.
- Firmi preferibilmente con pennarello o punta media, inchiostro nero; il blu chiaro e la matita passano male attraverso il filtro bianco e nero.
- Laissez la zone dégagée : un cachet, un motif en treillis ou un texte la traversant perturbent le tracé.
- Le dia una dimensione normale — deve occupare almeno due righe; se è troppo piccola, rischia di diventare una macchia.
- Ingrandisca il PDF a grandezza reale e lo osservi senza colori prima di spedirlo: l'anteprima anticipa fedelmente la stampa del destinatario.
La pagina di copertina indica chi scrive, per chi e quante pagine seguono: il destinatario sa subito a quale fascicolo collegare il documento firmato. Genera la tua pagina di copertina, gratuitamente
Firma e fax: domande frequenti
- Firma disegnata sul telefono o firmata e poi scansionata: ha lo stesso valore?
- Una volta inviate per fax, entrambe arrivano come immagine: nessuna tecnica permette di distinguerle. È il destinatario, o la regola che disciplina il suo fascicolo, a decidere se una copia firmata è sufficiente.
- Un PDF firmato con la carta d'identità elettronica può essere inviato per fax?
- Sì, tuttavia la firma elettronica si attenua nel passaggio: il fax ne trasmette solo l'immagine. Se il destinatario deve controllarla, invialo in PDF originario tramite un canale digitale.
- La pagina di copertina richiede una firma?
- In genere no: la pagina di copertina descrive l'invio. Firme e paraffe vanno apposte sulle pagine del documento, non sulla ricevuta di trasmissione.
Il fax nel quotidiano
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