Vor dem Versand signieren: Die richtige Methode per Fax
Handgeschrieben, gezeichnet, elektronisch: die richtigen Handgriffe und was aus dem Gerät auf der anderen Seite herauskommt.
Soll ein Dokument mit Unterschrift per Fax übermittelt werden? Unterschreiben Sie das Original mit kräftiger Tinte und scannen Sie es schwarz-weiß ein, oder fügen Sie dem PDF eine gezeichnete Signatur hinzu. Egal welchen Weg Sie wählen: Beim Empfänger landet lediglich das Abbild Ihrer Unterschrift — keine verifizierbare elektronische Signatur. Muss das Papieroriginal vorgelegt werden, stößt das Fax an seine Grenzen.
Vier wesentliche Punkte
Ein Fax überträgt nur ein monochromes Bild: Die Unterschrift wird zu einer Zeichnung, ohne Zertifikat und ohne Zeitstempel.
Ob fortgeschritten oder qualifiziert im Sinne von eIDAS: Eine Signatur verliert jede Prüfbarkeit, sobald sie gedruckt oder gefaxt wird.
Jede Seite bekommt Ihr Kürzel und eine Nummer im Stil „1/4, 2/4 …“ – so merkt der Empfänger sofort, wenn ein Blatt fehlt.
Bei der Faxauflösung (204 × 196 dpi) zerfällt eine zu feine Linie: Bleiben Sie bei einer mittleren Stiftspitze und bevorzugen Sie schwarze Tinte.
Drei Signaturmethoden, drei Ergebnisse beim Empfänger
Zwei Faktoren sind entscheidend: was der Empfänger akzeptiert und über welche Ausstattung Sie verfügen. Ein Blick auf die Mitte der Tabelle genügt, um zu erkennen, was aus dem Gerät auf der anderen Seite hervorgeht.
| Verfahren | Vorgehensweise | Vom Empfänger erhalten | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Handschriftlich, dann scannen | Dokument drucken, per Tinte unterschreiben und als schwarz-weißes PDF scannen. | Die Reproduktion der Originalsignatur – in der Regel am besten lesbar. | Verwaltungsformulare, Kündigungsschreiben, alltägliche Vollmachten. |
| Im PDF gezeichnet | Signatur mit dem Finger oder Stift in einem PDF-Reader zeichnen oder eine Bilddatei einfügen. | Ein Signaturbild, das optisch der vorherigen Variante entspricht. | Alltägliche Versände ohne Drucker oder Scanner zur Hand. |
| Elektronisch, eIDAS-Stufe | Zertifizierte Signatur mit dem belgischen elektronischen Personalausweis oder einem dedizierten Dienst anbringen. | Nur die visuelle Darstellung: Zertifikat und Integritätsprüfung verbleiben in der Quelldatei. | Elektronische Übertragung der Datei – niemals per Fax. |
Handschriftliche Signatur: Sorgfältiges Scannen
Drucken Sie das Blatt aus, unterschreiben Sie es und scannen Sie es im Schwarz-Weiß-Modus ein (je nach Software als «Text» oder «Dokument« bezeichnet) — weder in Farbe noch mit Zwischentönen. Nur rein schwarze oder rein weiße Pixel kommen dabei zustande, exakt so, wie das Faxgerät sie später druckt: Der Bildschirm zeigt Ihnen bereits vorab, was der Empfänger zu Gesicht bekommt.
Ein Flachbettscanner bleibt der Referenzstandard. Legen Sie beim Smartphone das Blatt auf einen dunklen, einfarbigen Hintergrund, beleuchten Sie es frontal ohne Schatten und nutzen Sie die Funktion «Dokument scannen», die die Seite gerade rückt und den Kontrast verstärkt. Kontrollieren Sie anschließend die Signatur per Zoom im PDF: Gestrichelte Linie? Verstärken Sie den Kontrast oder zeichnen Sie die Signatur mit festerer Hand nach.
Die Signatur im PDF zeichnen
Fast alle PDF-Reader und mobilen Apps bieten ein Werkzeug «Ausfüllen und unterschreiben»: Zeichnen Sie die Signatur einmal, das Werkzeug speichert sie, und setzen Sie sie dann dort ein, wo Sie möchten. Praktisch, um vom Smartphone aus zu senden, ohne Drucker.
Zwei Punkte zur Achtsamkeit. Zeichnen Sie Ihre Signatur im Eingabefenster groß genug, verkleinern Sie sie dann nach dem Einfügen – eine von Anfang an winzige Zeichnung reduziert sich oft auf drei Segmente. Exportieren Sie anschließend die Datei als Standard-PDF (abgeflacht) vor dem Versand: Die Signatur muss mit der Seite verschmelzen, keine Anmerkung bleiben, die eine Software ignorieren könnte.
Das Fax überträgt keine elektronische Signatur
Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union definiert drei Stufen. Unter einer einfachen elektronischen Signatur wird jede Methode verstanden, die Daten mit einer Person verknüpft – etwa angeklicktes Feld, eingefügtes Bild. Eine fortgeschrittene Signatur muss den Unterzeichner eindeutig verifizieren und jede spätere Änderung sichtbar machen. Die qualifizierte Signatur braucht zudem ein spezielles Zertifikat und eine zertifizierte Erstellungsanlage; die EU-Richtlinie behandelt sie gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift. Der belgische elektronische Personalausweis ermöglicht diese höchste Stufe.
All diese Garantien beruhen auf der Kryptografie der Datei: Dokumenten-Hash, Zertifikat und gelegentlich Zeitstempel. Das Fax hingegen überträgt nur ein rasterisiertes Bild der Seite. Nehmen Sie ein elektronisch signiertes und dann gefaxtes PDF: Es trifft als einfache Kopie ein, und der Empfänger sieht bestenfalls ein Kästchen «Signiert von …», ohne etwas prüfen zu können.
Verlangt der Korrespondent eine fortgeschrittene oder gar qualifizierte Signatur? Dann übergeben Sie die unterschriebene Datei dem vom Korrespondenten benannten Kanal: eBox, Portal oder E-Mail. Wo lediglich eine Kopie mit Unterschrift gefragt ist, bleibt das Fax das richtige Werkzeug.
Die Fälle, in denen das Papieroriginal zählt
Bestimmte Urkunden verlangen immer das Original: notariell beglaubigte Unterlagen, bestimmte Verträge, Dokumente, die die Verwaltung auf ihrem Formular «im Original» verlangt. Hier kann das Fax das Anliegen ankündigen oder – wenn der Empfänger es akzeptiert – eine Frist in Lauf setzen, aber das Original muss anschließend per Post nachgesandt oder persönlich übergeben werden. Jede Institution führt ihre eigene Liste: Lesen Sie deren Anweisungen oder fragen Sie direkt nach.
Mehrseitige Dokumente: Bringen Sie die Markierung auf jedem Blatt an derselben Stelle an – etwa unten rechts – und nummerieren Sie sie, zum Beispiel als «Seite 2 von 5». Die Markierung belegt, dass jede Seite vom Unterzeichner geprüft wurde; die Nummerierung gibt dem Empfänger die Sicherheit, dass nichts fehlt. Das unterschriebene Original bewahren Sie zusammen mit dem Übertragungsprotokoll oder der Sendebestätigung auf.
Eine Signatur, die 204 × 196 dpi übersteht
- In feiner Auflösung hat eine Faxseite etwa 8 Punkte pro Millimeter: Eine sehr feine Linie kann zwischen zwei Punkten durchrutschen und verschwinden.
- Unterschreiben Sie vorzugsweise mit einem Filzstift oder Mittelschrift in schwarzer Tinte; Hellblau und Bleistift kommen durch den Schwarz-Weiß-Filter schlecht durch.
- Lassen Sie die Zone frei: Ein Stempel, ein rastererter Hintergrund oder eine Schreiblinie, die sie durchschneidet, verwischt die Unterschrift.
- Geben Sie ihr eine normale Größe – mindestens zwei Textzeilen; eine winzige Signatur endet als Fleck.
- Vor dem Senden öffnen Sie das PDF im Maßstab 100 %, in Schwarz-Weiß: Die Vorschau zeigt genau das, was der Empfänger ausgedruckt erhält.
Das Fax-Deckblatt gibt an, wer schreibt, für wen, und wie viele Seiten folgen: Der Empfänger weiß sofort, zu welcher Akte das unterschriebene Dokument gehört. Erstellen Sie Ihr Fax-Deckblatt kostenlos
Unterschrift und Fax: Häufige Fragen
- Auf dem Telefon gezeichnete oder unterschriebene und dann gescannte Unterschrift: gleicher Wert?
- Sobald ein Fax gesendet wurde, erreichen beide Versionen als vollständiges Dokument den Empfänger. Kein digitales Verfahren kann zwischen Original und Abschrift unterscheiden. Entscheidend ist allein, ob die unterschriebene Kopie für das Archiv genügt.
- Kann ein mit dem elektronischen Personalausweis signiertes PDF per Fax versendet werden?
- Ja, aber die elektronische Unterschrift geht unterwegs verloren: Nur ihr visuelles Abbild übersteht das Fax. Wenn der Empfänger sie prüfen können soll, übermitteln Sie ihm das Original-PDF auf elektronischem Weg.
- Erfordert das Fax-Deckblatt eine Unterschrift?
- In der Regel nein: Das Fax-Deckblatt beschreibt den Versand. Unterschriften und Initialen gehören auf die Dokumentseiten, nicht auf das Fax-Deckblatt.
Das Fax im Alltag
Dieses Themenportal
Zum Weiterlesen
Seiten, die Ihnen helfen, Ihren Versand vorzubereiten, zu verfolgen oder nachzuweisen.