Ein Fax aus dem Flur kostet weit mehr als der Anruf: Bei zehn Sendungen im Monat kommen rund 70 € zusammen – 7 € pro Fax –, Leitung, Verbrauchsmaterial, Pannen und Bearbeitungszeit eingerechnet. Ein Online-Versanddienst berechnet dafür höchstens 3,99 € inkl. MwSt. für ein Dokument ab zwei Seiten, eine einzelne Seite ist kostenlos.
Was das Gerät wirklich kostet
Der Kaufpreis ist nur die erste Position. Über fünf Jahre abgeschrieben, entspricht ein Laserfax der Einsteigerklasse für 300 bis 400 € etwa 5 bis 7 € im Monat. Darum schichten sich:
- die eigene Leitung – 15 bis 25 € Grundgebühr im Monat, egal ob das Gerät sendet oder schläft;
- das Verbrauchsmaterial – wenige Cent pro Seite, aber Toner, Trommel und Papier werden auf einmal fällig, meist unter Zeitdruck;
- die Wartung – Papierstau, Sensoren, Baugruppen: ein Techniker kostet 50 bis 80 €, und das Gerät fällt immer im ungünstigsten Moment aus;
- die Zukunft der Leitung – das Kupfernetz wird überall zurückgebaut, ein kompatibler Anschluss wird immer teurer (was das Ende des Kupfernetzes für Faxe bedeutet, beschreibt diese Entwicklung).
Unterm Strich: rund 30 € Fixkosten im Monat, bevor die erste Seite geht, abgeschriebenes Gerät eingerechnet.
Der Posten, den niemand plant: die Zeit
Jede Sendung bindet jemanden für etwa zehn Minuten: aufstehen, drucken, Seiten prüfen, zum Gerät gehen, wählen, auf den Sendebericht warten, den Bericht ablegen – und wieder von vorn, wenn die Leitung besetzt ist oder zickt. Bei 25 € belastetem Stundensatz – ein realer Lohn, Urlaub und Sozialabgaben eingerechnet – sind diese zehn Minuten gut 4 € wert.
Das ist der größte Posten, mit Abstand: Bei 50 Sendungen im Monat schluckt das Gerät einen ganzen Arbeitstag, bei 200 fast eine Woche. Fehlversuche verschärfen das Bild – besetzte Nummer, Teilübertragung, Papierklemme: jeder zweite Anlauf ist wieder eine volle Sitzung.
Das Rechenbeispiel: 10, 50 oder 200 Faxe im Monat
Mit diesen Größenordnungen – 30 € Fixkosten, 4 € Zeit und Verbrauch je Sendung – passt die Monatsrechnung in eine Zeile:
| Sendevolumen | Gerät, Gesamtkosten | Je Sendung | Online-Versand, Obergrenze |
|---|---|---|---|
| 10 pro Monat | ≈ 70 € | ≈ 7 € | ≤ 39,90 € |
| 50 pro Monat | ≈ 230 € | ≈ 4,60 € | ≤ 199,50 € |
| 200 pro Monat | ≈ 830 € | ≈ 4,15 € | ≤ 798 € |
Die Obergrenze des Online-Versands unterstellt, dass jedes Dokument zwei Seiten oder mehr hat: Der Pauschaltarif von 3,99 € inkl. MwSt. deckt dann das ganze Dokument, egal wie lang. Jede einseitige Übertragung ist kostenlos, ohne Begrenzung: Bei zehn Sendungen im Monat, von denen die Hälfte auf eine Seite passt, liegt die Rechnung nahe 20 €.
Bei gleichem Volumen: der Online-Versand
Ohne Gerät und ohne zu pflegende Leitung läuft der Versand im Browser, ohne anzulegendes Konto. Das PDF-Übermittlungsprotokoll kostet auf Wunsch 2,99 € mit Mehrwertsteuer und wird erst nach gelungener Zustellung abgerechnet – die Seite zum PDF-Übermittlungsprotokoll beschreibt, was es enthält. Um die Rechnung vorhersehbar zu machen, zählt der Fax-Preisrechner die Seiten Ihres PDF direkt im Browser und nennt den genauen Preis vor dem Versand.
Der Euro-Vergleich bleibt unvollständig: In der Geräterechnung stecken bei 200 Sendungen bereits 800 € Arbeitszeit im Monat, während der Online-Versand mit zwei bis drei Minuten Bedienung am Arbeitsplatz auskommt.
Die Entscheidungsschwellen
- Weniger als 10 Sendungen im Monat: Die Grundgebühr der Leitung kostet allein mehr als sämtliche Online-Sendungen. Keine Anschaffung rechtfertigt sich; selbst ein längst abbezahltes Gerät bindet weiter 30 € Fixkosten und 4 € je Sendung.
- 10 bis 50: Der Wechsel ist eindeutig – der Pauschaltarif deckt eine ganze Sendung für 3,99 €, während das Gerät je Sendung über 4,60 € kostet.
- 50 bis 200: In Euro rücken die Seiten bei langen Dokumenten zusammen; der Unterschied liegt dann in der freigesetzten Zeit und in der Zuverlässigkeit der Leitung.
- Über 200: Die Entscheidung hängt vom Eingang ab, siehe unten.
Wann das Gerät vernünftig bleibt
Drei Fälle widersetzen sich dem Wechsel:
- Ein großer nativer Eingang – Labore, Kliniken, Partner, die den ganzen Tag an Sie senden: Die Leitung dient zuerst dem Empfang, und ihre Kosten rechtfertigen sich durch Empfang, nicht durch Versand.
- Das Original muss am Gerät auf Papier – Werkstatt, Laderampe, eine Stelle, die das empfangene Blatt sofort ablegt.
- Ein täglicher Ausgang von mehreren hundert Seiten an einen kleinen Empfängerkreis, bei dem ein seitenweise ausgehandelter Telecom-Vertrag unter dem Pauschaltarif bleibt.
Prüfen Sie in diesen Fällen die Leitung selbst: Ohne Vorkehrungen auf Sprache über IP umgestellt, trägt sie ein Fax schlecht – Fax über IP und das T.38-Protokoll erläutern die Grenzen.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Das Modell oben läuft auf eine Regel hinaus: Fixkosten gegen Kosten je Sendung. Setzen Sie Ihre echte Grundgebühr, Ihren belasteten Stundensatz und das Volumen des letzten Quartals ein; der Wendepunkt zeigt sich in einer Zeile. Das Faxeroo-Versandformular nimmt Ihr PDF ohne Konto an: Die erste Seite ist kostenlos, der Pauschaltarif von 3,99 € inkl. MwSt. greift ab der zweiten, das Protokoll bleibt eine Option für 2,99 €.
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