Ein Fax, vom Bildschirm zum Papier: Die Sicherheit

Jedes Teilstück des Weges untersucht, mit seinen Überwachungspunkten.

Ein Faxeroo-Fax durchläuft zwei Abschnitte. Vom Browser zu unseren Servern: Verschlüsselte HTTPS-Verbindung; die Datei dient dem Versand und verschwindet anschließend von selbst. Von unseren Servern zum Telekopierer: Nutzung des Telefonnetzes, das weitgehend als Voice over IP läuft, ohne jede Verschlüsselung — eine Grenze des Faxprotokolls, bei allen Anbietern gleich. Reale Vorfälle entstehen selten durch Abhören der Leitung: Häufig liegen sie an einer vertippten Nummer, einem ungeschützten Gerät oder einem Speicher, der nie geleert wurde.

Die Seiten des Themenportals

„Daten und Sicherheit“ umfasst mehrere Seiten, jede behandelt eine bestimmte Frage. Wählen Sie die, die zu Ihrem Fall passt.

Die Schwachstellen, von der häufigsten zur seltensten

Diese Rangfolge folgt den festgestellten Vorfällen. Die technische Abhörung schließt die Liste ab.

  1. Zwei Ziffern vertauscht

    Eine fehlerhafte Nummer sendet das Dokument an einen Unbekannten, und alles scheint normal: Ein Telekopierer hat geantwortet, die Seiten sind bestätigt. Kein Verfahren bringt die Blätter zurück.

  2. Ein Gerät für alle sichtbar

    Die Seite landet in einem Einschub, den jeder durchblättern kann: Empfangsbereich, offener Raum, Reprozimmer. Jede Stunde, die sie dort verbringt, erhöht die Zahl möglicher Leser.

  3. Die sich stapelnden Kopien

    Ein Multifunktionsgerät speichert oft eine Spur der Übertragungen im Arbeitsspeicher oder auf der Festplatte; manche Geräte leiten eingehende Faxe an einen gemeinsamen Briefkasten weiter. Jede weitere Kopie bedeutet einen zusätzlichen Ort, der geschützt werden muss.

  4. Ein letzter Abschnitt im Klartext

    Auf diesem Abschnitt werden die Signale unverschlüsselt übertragen — entweder als analoge Verbindung oder als T.38 über IP verpackt. Das Abhören setzt den Zugang zu den Anlagen des Anbieters voraus: Denkbar, aber deutlich seltener als die ersten drei Fälle.

Was Faxeroo garantiert – und was nicht

Um es ganz ehrlich zu sagen: Was kein per Internet versendetes Fax versprechen kann.

Versand über HTTPS
Ihr PDF erreicht unsere Server über eine HTTPS-Verbindung: Auf diesem Abschnitt ist sein Inhalt für jeden unlesbar. Das nächste Glied — die Telefonleitung — entzieht sich jeder Verschlüsselung.
Löschung ohne Eingriff
Die Datei existiert hier nur zum Zusammenstellen und Übermitteln. Nach abgeschlossenem Versand erfolgt die Löschung automatisch; es findet keine weitere Verwendung statt.
Eine Absicherung vor dem Versand
Keine Seite wird versendet, bevor Sie den per E-Mail erhaltenen Link geöffnet haben und bevor der rund 55 Sekunden andauernde Countdown abgelaufen ist, den Sie jederzeit anhalten können. Abschließende Überprüfung der Nummer.
Ihre Seiten, ohne jegliche Zusätze
Lediglich ein Fax-Deckblatt, das aus Ihren Angaben erstellt wird, geht dem Dokument voraus. Keine Banner, keine Werbung, keine kommerziellen Hinweise auf Ihren Seiten.

Fünf Maßnahmen, die schützen

  1. Übernehmen Sie die Nummer aus der Quelle

    Schreiben Sie sie aus einem offiziellen Dokument Ihres Gegenübers ab, niemals aus einem alten Notizbuch; wählen Sie das entsprechende Land im Formular aus und prüfen Sie vor der Bestätigung Ziffer für Ziffer. Das Vorwahlverzeichnis beseitigt die letzten Zweifel.

  2. Den Versand ankündigen

    Benachrichtigen Sie den Empfänger per Telefon oder SMS — „das Dokument geht in fünf Minuten per Fax los“ —, dann wird er in der Nähe des Geräts sein. Die Seite wird nicht im Ausgabefach liegen bleiben.

  3. Verfassen Sie ein nützliches Fax-Deckblatt

    Es wird aus Ihren Angaben erzeugt: Benennen Sie den Empfänger, präzisieren Sie den Betreff und fügen Sie in die Nachricht eine Bitte um Benachrichtigung bei Fehlzustellung ein. Wer das Blatt abholt, weiß dann, wohin er damit muss.

  4. Vor dem Versand entschlacken

    Entfernen Sie vor dem Zusammenstellen des PDFs die Anhänge und machen Sie Überflüssiges unkenntlich: vollständige IBAN, Steuernummer, irrelevante Vorgeschichte. Je weniger das Dokument enthält, desto geringer sind die Folgen einer Fehlzustellung.

  5. Den Nachweis sichern

    Die Sendeberichte im PDF-Format (2,99 € inkl. MwSt. – die Gebühr kommt nur bei erfolgreicher Zustellung infrage) dokumentieren die Anfrage sowie die anschließende Übermittlung. Gegenüber einem unzuverlässigen Empfänger sorgen Sie mit datierten Belegen für eine nachvollziehbare Aufzeichnung.

Was kein Fax kann

End-to-end-verschlüsseltes Faxen gibt es in der Praxis nicht. Die Empfehlung T.30 der ITU sieht zwar optionale Sicherheitsmechanismen vor; die im Einsatz befindlichen Geräte setzen sie so gut wie nie um. Jeder Anbieter, der eine Verschlüsselung bis zum Papier des Empfängers garantiert, überschreitet, was die Technik erlaubt.

Was nach dem Ausdruck mit dem Papier geschieht, bleibt dem Fax verborgen – ob jemand es einsteckt, kopiert oder irgendwo liegen lässt. Nachweisen lässt sich lediglich, dass unter der gewählten Nummer ein Gerät die Seiten entgegengenommen hat; wer sie anschließend gelesen hat, bleibt offen. Bei hochsensiblen Inhalten nutzen Sie besser einen sicheren Messenger oder eine verschlüsselte Plattform, sofern Ihr Gegenüber so etwas verwendet.

Was Sie fragen

Kann ein Fax abgehört werden?
Von Ihrem Browser bis zu Faxeroo läuft alles über HTTPS. Von dort bis zum Empfänger wird das Signal unverschlüsselt übertragen; dafür müsste man jedoch in die Anlagen eines Betreibers eindringen. Das konkrete Risiko heißt dagegen falsche Nummer oder auf dem Gerät vergessene Seite.
Wie lange speichern Sie meine Datei?
Nur für die Dauer des Versands, nicht länger. Die Datei dient der Übermittlung, danach folgt automatisch die Löschung. Auf unserer Seite verbleibt keine einsehbare Kopie.
Ich habe an eine falsche Nummer gefaxt: Was tun?
Bitte kontaktieren Sie im Falle möglich den Nummernbauer und ersuchen Sie um Vernichtung des Dokuments. Notieren Sie sich die Uhrzeit und den Inhalt der versendeten Seiten sowie informieren Sie anschließend Ihren Datenschutzbeauftragten in der Organisation. Enthalten das Dokument personenbezogene Daten? Dokumentation oder sogar Meldung können erforderlich sein: Die DSGVO-Seite beschreibt diese Verpflichtungen.
Kann man Gesundheitsdaten faxen?
Ärzte, Apotheken und Einrichtungen nutzen das Fax immer wieder, oft auf Anfrage. Die Nutzung erfordert dann eine erhöhte Vorsicht: Nummer verifizieren, Ankunft ankündigen, Inhalt auf das Notwendige reduzieren. Die Regeln Ihrer Berufsgruppe oder Ihrer Einrichtung gelten als oberste Priorität: Fragen Sie Ihren Ansprechpartner.

Zum Weiterlesen

Seiten, die Ihnen helfen, Ihren Versand vorzubereiten, zu verfolgen oder nachzuweisen.

Siehe auch