Inviare un fax alle risorse umane

Segnalare un'assenza tempestivamente, senza rivelare nulla del proprio stato di salute.

Molti servizi del personale mantengono una linea fax per ricevere avvisi di assenza, giustificativi, certificati e corrispondenza dei dipendenti. In Francia, l'avviso di assenza per malattia parte ormai dallo studio medico in via elettronica: l'assicurazione malattia ne informa il datore di lavoro, e spesso non vi resta che comunicare la vostra assenza fin dal primo giorno. Il fax conserva un ruolo per i documenti al di fuori di questi circuiti, o quando l'azienda lo richiede. Il numero si richiede al servizio HR o figura nel regolamento interno; riportate quindi la vostra matricola in testa alla ricevuta di trasmissione — senza la minima informazione medica.

Perché il servizio delle risorse umane accetta ancora fax

Il personale HR gestisce documenti provenienti da fonti molteplici: medici e operatori sanitari, casse pensionistiche, organismi formativi e lavoratori in trasferta. La telecopia funge da sportello unico, utilizzabile anche da chi, durante l'astensione, non riesce a collegarsi all'intranet.

Per lei, è il modo per datare il preavviso di assenza. Un rapporto di emissione stabilisce il giorno e l'ora dell'invio al numero del servizio: se la data di segnalazione dell'assenza dovesse un giorno essere contestata, esso risolve la questione. La copia conservata evita inoltre di doverne richiedere una nuova al medico.

Dove trovare il numero valido

  • Il regolamento interno, il libretto di accoglienza o l'intranet elencano i contatti del servizio del personale.
  • Il suo contratto, una busta paga o una recente comunicazione HR: l'indirizzo del servizio vi figura, talvolta con la linea fax.
  • Il suo responsabile o un collega, che conosce la linea utilizzata in sede; se possibile, chieda conferma all'HR.

Cosa deve dire la pagina di copertina

  • Ragione sociale e sede del datore di lavoro, con l'indicazione « HR » ben visibile.
  • Cognome, nome, numero di matricola e servizio di assegnazione.
  • L'oggetto: preavviso di assenza, proroga, giustificativo, attestazione.
  • Le date interessate e il conteggio delle pagine, senza alcuna precisione di tipo medico.

La prova da archiviare

Conservi la ricevuta di emissione e il file inviato: se la data di segnalazione dell'assenza dovesse un giorno essere contestata, il rapporto di emissione stabilisce il giorno e l'ora dell'invio al numero del servizio.

Le altre vie, talvolta preferibili

  • L'astensione per malattia trasmessa in via telematica

    Nei casi in cui il medico e l'ente previdenziale informano direttamente il datore di lavoro, spesso non resta che comunicare la sua assenza per telefono o via email.

  • Il portale HR o l'email del responsabile

    Immediato e tracciabile quando l'azienda lo autorizza; verifichi che la casella di posta resti controllata durante le ferie.

  • Lettera raccomandata con conferma di ritorno

    Dimissioni, contestazione, corrispondenza con valore probatorio: questa è la forma che ci si aspetta da lei.

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