Riepilogo
Sì: nessun canale è proibito dal GDPR. Il regolamento chiede di alleggerire il documento al stretto necessario, di proporzionare la protezione al rischio e di prevedere la reazione in caso di errore. Poiché la linea fax non è cifrata, la vigilanza riguarda innanzitutto l'esattezza del numero e la stanza in cui si trova l'apparecchio del corrispondente.
Il GDPR ragiona in termini di rischi
Nessun elenco dei canali consentiti in il regolamento europeo. Far pervenire un documento che identifica qualcuno è un trattamento di dati, per posta, e-mail o fax senza distinzione. Si applicano allora tre esigenze: condividere solo l'utile, adattare la sicurezza alla sensibilità delle informazioni, prevedere la procedura da seguire se si verifica un incidente.
Le particolarità della telecopia
Su Faxeroo, il PDF viene caricato cifrato in HTTPS e poi eliminato una volta completato l'invio; la linea telefonica che conduce alla macchina di destinazione, invece, viaggia in chiaro — esattamente come avviene per ogni fax tradizionale. Le misure efficaci riguardano quindi principalmente l'organizzazione.
I dati sanitari costituiscono una categoria a parte. Prima di spedire, chiedete al corrispondente se dispone di uno spazio di scambio riservato agli operatori sanitari o di un portale sicuro: la pagina dedicata ai fax e ai dati medici fa il punto.
Prima di spedire: la lista di controllo
Oscurate o eliminate ciò che la pratica non richiede. Ricopiate il numero da un documento recente e rileggetelo prima di attivare il link di conferma. Inserite il nome del destinatario, seguito da «confidenziale», nel messaggio della vostra ricevuta di trasmissione. Avvisatelo telefonicamente e chiedetegli conferma della corretta ricezione.
Fax inviato a un numero sbagliato? Contattate la persona che l'ha ricevuto, richiedete la distruzione delle pagine e annotate l'incidente per iscritto. A seconda della gravità, l'autorità per la protezione dei dati dovrà essere informata entro 72 ore.
Da ricordare
- Telecopia possibile ai sensi del GDPR, a condizione di minimizzazione e sicurezza.
- Linea in chiaro: le precauzioni sono prima di tutto organizzative.
- Numero verificato, menzione «confidenziale», corrispondente avvisato.
- Numero errato: distruzione richiesta, incidente registrato e, se necessario, notifica.