Kurzfassung
Ja: Kein Kanal ist durch die DSGVO verboten. Die Verordnung verlangt, das Dokument auf das strikt Notwendige zu beschränken, den Schutz dem Risiko anzupassen und die Reaktion im Fehlerfall vorzusehen. Da die Faxleitung nicht verschlüsselt ist, gilt die Wachsamkeit zunächst der Richtigkeit der Nummer und dem Raum, in dem das Gerät des Empfängers steht.
Die DSGVO denkt risikobasiert
Keine Liste erlaubter Kanäle in der europäischen Verordnung. Ein Dokument zu übermitteln, das eine Person identifiziert, ist eine Datenverarbeitung — per Post, E-Mail oder Fax gleichermaßen. Dann gelten drei Anforderungen: nur das Nötige weiterzugeben, die Sicherheit dem Sensibilitätsgrad der Daten entsprechend zu wählen und das Vorgehen bei einem Vorfall vorzusehen.
Die Besonderheiten der Telekopie
Bei Faxeroo wird das PDF verschlüsselt per HTTPS hochgeladen und nach Abschluss des Versands gelöscht; die Telefonleitung zum Empfangsgerät läuft dagegen unverschlüsselt, wie bei jedem Fax. Daher sind wirksame Maßnahmen vor allem organisatorischer Art.
Gesundheitsdaten bilden eine besondere Kategorie. Fragen Sie vor dem Versand Ihren Gegenüber, ob dieser einen für medizinisches Fachpersonal reservierten Austauschbereich oder ein sicheres Portal anbietet: die Seite zu Fax und medizinischen Daten liefert einen Überblick.
Vor dem Versand: Die Checkliste
Entfernen oder unkenntlich machen Sie alles, was für den Vorgang nicht erforderlich ist. Übertragen Sie die Nummer aus einer aktuellen schriftlichen Mitteilung und prüfen Sie sie, bevor Sie den Bestätigungslink aktivieren. Geben Sie im Nachrichtentext Ihres Übermittlungsprotokolls den Namen des Empfängers, gefolgt von „vertraulich“, an. Benachrichtigen Sie ihn telefonisch und bitten Sie um Bestätigung des Eingangs.
Fax an eine falsche Nummer gesendet? Wenden Sie sich an die Person, die es erhalten hat, fordern Sie die Vernichtung der Seiten und halten Sie den Vorfall schriftlich fest. Je nach Schwere muss die Datenschutzbehörde informiert werden, spätestens innerhalb von 72 Stunden.
Zu beachten
- Faxen im Sinne der DSGVO möglich — bei Datenminimierung und Sicherheit.
- Analoge Leitung: Die Vorkehrungen sind in erster Linie organisatorischer Natur.
- Nummer geprüft, Hinweis »vertraulich«, Empfänger informiert.
- Falsche Nummer: Löschung beantragen, Vorfall dokumentieren und bei Bedarf melden.