Il vostro fax è finito presso un terzo
Cosa fare nell'arco di un'ora, come qualificare la fuga di dati e come evitare di ritrovarsi nella stessa situazione.
Fax smarrito: chiamate prima il numero raggiunto, chiedete la distruzione delle pagine e confermate richiesta per iscritto. Nel documento erano presenti dati personali? Valutate allora il rischio: in Belgio, qualsiasi violazione suscettibile di nuocere a persone fisiche va dichiarata all'Autorità per la protezione dei dati entro 72 ore.
Quattro punti da ricordare
Il tempo gioca contro di voi: ogni ora lascia la pagina sotto altri occhi.
Dati personali finiti a un destinatario errato: violazione di dati ai sensi del GDPR, anche se nessuno ne prende effettivamente visione.
Ogni violazione va a figliare nel registro interno, notificata o meno.
La prevenzione richiede poco: numero verificato, digitato due volte, riletto finché l'annullamento è ancora possibile.
Prima ora: contenere la fuga
Cominciate col identificare il numero effettivamente chiamato. Su Faxeroo, è visualizzato nella pagina di monitoraggio e, con l'opzione attiva, sulla ricevuta di trasmissione PDF. Su una macchina fax, il rapportporto di emissione o il registro interno delle chiamate dice la stessa cosa.
Componete poi il numero. Molte linee fax appartengono a una società o a uno studio professionale raggiungibile telefonicamente, con i contatti visibili nell'elenco professionale. Segnalate l'arrivo per errore di un documento riservato — senza svelarne il contenuto — e chiedete la distruzione senza copie né inoltri.
Confermate per iscritto — e-mail o lettera — sollecitando un riscontro che attesti la distruzione. Questa risposta, anche sintetica, sarà prova che avete contenuto il rischio. Se al telefono non risponde nessuno, annotate ogni tentativo, data e ora.
Avvisate infine il vostro referente per la protezione dei dati — DPO o persona designata: la valutazione spetterà a lui.
Qualificare: violazione di dati o no?
Violazione di dati personali, ai sensi del GDPR: il regolamento include in tale definizione qualsiasi divulgazione non autorizzata di dati (articolo 4, punto 12). Un fax che consegna il nome di un cliente, una scheda del personale o un referto medico a un terzo rientra in questa fattispecie. Una fattura tra società, senza persone identificabili, no.
Ai sensi dell'articolo 33, la dichiarazione all'autorità di controllo deve partire entro 72 ore dalla scoperta — salvo rischio manifestamente nullo per le persone. La valutazione dipende dalla natura delle informazioni (salute, denaro, documenti d'identità), dal numero di persone coinvolte, dall'identità del destinatario involontario e da ciò che quest'ultimo ha fatto delle pagine.
In Belgio, l'autorità di controllo si chiama Autorità per la protezione dei dati; il suo sito ospita il modulo di notifica. Rischio elevato — ad esempio una diagnosi finita presso uno sconosciuto che non dà notizia di sé — : l'articolo 34 aggiunge l'obbligo di informare le persone interessate, in parole semplici, su quanto accaduto e sulle azioni da compiere.
Questi obblighi gravano sull'organizzazione che ha effettuato l'invio. Faxeroo trasmette al numero digitato: nulla le indica la sensibilità del contenuto e nessuno può recuperare un fax una volta consegnato.
Il registro interno, voce per voce
Ai sensi del paragrafo 5 dell'articolo 33 del GDPR, ogni violazione va documentata, comprese quelle per cui si rinuncia alla notifica. Una scheda sintetica è sufficiente, purché copra queste rubriche.
| Rubrica | Esempio su un fax smarrito | A cosa serve |
|---|---|---|
| Fatti | Referto ospedaliero di tre pagine, inviato un martedì mattina a un numero con le due cifre invertite | Ricostruire l'incidente senza fare affidamento sui ricordi |
| Dati e persone interessate | Una paziente: nome, data di nascita, diagnosi | Delimitare la gravità |
| Momento della scoperta | Telefonata, un'ora dopo, del vero destinatario: nulla ricevuto | Segnare il punto di partenza delle 72 ore |
| Reazione e misure | Telefonata al destinatario fortuito, distruzione confermata via email | Dimostrare che il rischio è stato contenuto |
| Decisione e motivo | Dichiarazione al Garante o meno, con il relativo motivo | Difendere la scelta in caso di controllo |
| Misure correttive | Numero abbreviato corretto, doppia immissione adottata | Sbarrare la strada alla ripetizione |
Impedire che si ripeta
L'errore tipico risale a tre cause: una cifra invertita, un numero copiato da una fonte obsoleta, un tasto di chiamata rapida mai verificato. Le contromisure costano poco.
Verificate il formato a monte. Il verificatore di numeri Faxeroo rileva il prefisso duplicato, la lunghezza anomala, un numero di cellulare, irraggiungibile da qualsiasi fax. Nulla gli dice a chi appartenga la linea: solo una fonte sicura può rispondere.
I numeri delicati vanno digitati due volte o fatti rileggere. Per i vostri interlocutori abituali, tenete un elenco datato di numeri verificati, da rivedere a scadenza fissa.
Usate i tempi concessi. Su Faxeroo, nulla parte senza il clic nell'e-mail di conferma, e senza una finestra di circa 55 secondi, annullabile. Rileggere il numero a quel punto richiede pochi secondi; rimediare dopo costa infinitamente di più.
Le vostre domande
- Il destinatario fortuito deve distruggere il documento?
- Niente lo obbliga, in linea di principio: nessun vincolo contrattuale vi unisce. Ma la maggior parte dei professionisti acconsente volentieri. Richiesta cortese confermata per iscritto, risposta che attesta la distruzione: ecco come limitare il rischio e attestarlo.
- Il Garante deve sempre essere avvisato?
- No: la notifica è obbligatoria solo se la violazione rischia di nuocere alle persone. Il registro interno, invece, va compilato in ogni caso, con l'indicazione del motivo della decisione.
- Un fax già consegnato: è possibile annullarlo?
- No. Per quanto riguarda le pagine consegnate al fax: nessun fornitore le recupera. L'annullamento è consentito solo nei circa 55 secondi precedenti l'invio.
Dati e sicurezza
Questo dossier
- Un fax, dallo schermo alla carta: la sicurezza
- Completa alcuni campi, scarica il PDF e inseriscilo come prima pagina dell'invio.
- Trasmettere un fax contenente dati personali senza violare il regolamento europeo.
- Belgio: i punti da controllare prima di spedire un documento medico e le situazioni che richiedono un canale sicuro.
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