Su fax ha caído en manos de un tercero
Qué hacer en la primera hora, cómo calificar la fuga de datos y cómo evitar que vuelva a ocurrir.
Fax extraviado: llame primero al número marcado, solicite la destrucción de las páginas y confirme dicha solicitud por escrito. ¿El documento contenía datos personales? Entonces evalúe el riesgo: en Bélgica, toda violación que pueda causar daño a las personas debe declararse a la Autoridad de Protección de Datos en un plazo de 72 horas.
Cuatro puntos clave
El tiempo juega en su contra: cada hora deja el documento a la vista de otros.
Datos personales en manos de un destinatario equivocado: violación de datos en el sentido del RGPD, aunque nadie llegue a conocerlos.
Toda violación se incorpora al registro interno, se notifique o no.
La prevención exige poco: número verificado, introducido dos veces y releído mientras la cancelación siga siendo posible.
Primera hora: contener la fuga
Empiece por identificar el número realmente llamado. En Faxeroo, aparece en la página de seguimiento y, con la opción, en el justificante de transmisión en PDF. En una máquina, el informe de emisión o el registro interno de llamadas dice lo mismo.
A continuación, márquelo. Son numerosas las líneas de fax vinculadas a una empresa o a un gabinete con atención telefónica, cuyos datos figuran en el directorio profesional. Informe de la recepción por error de un documento confidencial —sin revelar su contenido— y solicite su destrucción sin copia ni reenvío.
Confirme por escrito —correo electrónico o carta— solicitando una respuesta que acredite la destrucción. Esa respuesta, aunque sea somera, demostrará que el riesgo se ha reducido. Si no contestan por teléfono, registre cada intento con su fecha y hora.
Por último, avise a su responsable de protección de datos —DPD o persona designada—: la evaluación es su competencia.
Calificar: ¿violación de datos o no?
Violación de datos de carácter personal, en el sentido del RGPD: el reglamento considera como tal toda divulgación no autorizada de datos (artículo 4, apartado 12). Un fax que entregue a un tercero el nombre de un cliente, el expediente de personal o su informe médico entra dentro de esta definición. Una factura entre empresas, sin ninguna persona identificable, no.
Según el artículo 33, la notificación a la autoridad de control debe realizarse a más tardar 72 horas después del descubrimiento, salvo que el riesgo para las personas sea manifiestamente nulo. La valoración depende de la naturaleza de la información (salud, dinero, documentos de identidad), del número de personas afectadas, de la identidad del receptor involuntario y de lo que este haya hecho con las páginas.
En Bélgica, la autoridad de control se llama Autoridad de Protección de Datos; su sitio web alberga el formulario de notificación. Riesgo elevado —por ejemplo, un diagnóstico que ha caído en manos de alguien que no responde—: el artículo 34 añade la obligación de informar a las personas afectadas, con palabras sencillas, sobre lo ocurrido y las medidas a tomar.
Estas obligaciones recaen sobre la organización que inició el envío. Faxeroo transmite al número introducido: nada le indica la sensibilidad del contenido, y nadie puede recuperar un fax ya entregado.
El registro interno, sección por sección
El apartado 5 del artículo 33 del RGPD obliga a documentar toda violación, incluso las no notificadas. Basta con una ficha resumen, siempre que cubra estos apartados.
| Apartado | Ejemplo con un fax extraviado | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Hechos | Informe hospitalario de tres páginas enviado a un número con dos cifras intercambiadas, un martes por la mañana | Reconstruir lo ocurrido sin fiarse de la memoria |
| Datos y personas afectados | Una paciente: nombre, fecha de nacimiento, diagnóstico | Delimitar la gravedad |
| Momento del descubrimiento | Llamada, una hora después, del destinatario real: no ha recibido nada | Señalar cuándo comienza el plazo de 72 horas |
| Reacción y medidas | Llamada al destinatario fortuito, destrucción confirmada por correo electrónico | Demostrar que el riesgo fue contenido |
| Decisión y motivo | Declaración ante la APD o no, con el motivo justificado | Defender la decisión en caso de inspección |
| Medidas correctivas | Número abreviado corregido, doble introducción adoptada | Cortar el paso a la repetición |
Prevenir la reincidencia
El error típico se debe a tres causas: un dígito invertido, un número copiado de una fuente obsoleta o una tecla de marcación abreviada que nunca se ha revisado. Las medidas preventivas cuestan poco.
Compruebe el formato de antemano. El verificador de números de Faxeroo detecta el prefijo duplicado, la longitud anómala o un número de móvil, fuera del alcance de cualquier fax. Nada le indica a quién pertenece la línea: solo una fuente fiable puede responder a eso.
Los números delicados se introducen dos veces o se hacen releer. Para sus corresponsales habituales, conserve una lista fechada de números verificados, revisada periódicamente.
Aproveche los plazos disponibles. En Faxeroo, nada se envía sin el clic en el correo de confirmación y, acto seguido, sin una pausa de unos 55 segundos en la que puede cancelar. Releer el número entonces lleva unos segundos; reparar después cuesta infinitamente más.
Sus preguntas
- ¿Debe el receptor fortuito destruir el documento?
- En general, nada le obliga a ello: no existe ningún vínculo contractual entre ustedes. Pero la mayoría de los profesionales acceden de buen grado. Una solicitud cortés hecha por escrito y una respuesta que demuestre la destrucción: con eso se limita el riesgo y se deja constancia.
- ¿Debe avisarse siempre a la APD?
- No: la notificación solo es obligatoria si la violación puede perjudicar a las personas. En cambio, el registro interno se redacta en todos los casos, incluido el motivo de la decisión.
- ¿Un fax ya entregado: es posible anularlo?
- No. Las páginas entregadas al fax: ningún proveedor las recupera. La anulación solo existe durante los unos 55 segundos de espera antes del envío.
Datos y seguridad
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