Résumé
Oui : aucune voie n'est interdite par le RGPD. La norme impose de réduire le fichier au strict minimum, de lier le niveau de sécurité à la sensibilité des données et d'imaginer une réponse en cas de défaut. La ligne téléphonique ne étant pas codée, l'attention se concentre d'abord sur la justesse du numéro et sur le document où se trouve l'appareil de l'émetteur.
Le RGPD raisonne en termes de risques
Liste des canaux autorisés dans le règlement européen. Envoyer un fichier reconnaissant une personne constitue un traitement de données, qu'il s'agisse d'un courrier, d'un message électronique ou d'un fax, sans différence. Trois règles s'appliquent ensuite : ne transmettre que l'essentiel, adapter la confidentialité au degré de sensibilité des informations, et prévoir la conduite à suivre en cas d'erreur.
Les particularités de la télécopie
Sur Faxeroo, le PDF monte chiffré en HTTPS puis s'efface une fois l'envoi passé ; la ligne téléphonique qui mène à la machine d'arrivée, elle, voyage en clair, comme pour toute télécopie. Les mesures efficaces relèvent donc surtout de l'organisation.
Les données de santé constituent une catégorie à part. Avant d'expédier, demandez au correspondant s'il offre un espace d'échange réservé aux soignants ou un portail sécurisé : la page consacrée aux fax et aux données médicales fait le point.
Avant d'expédier : la liste de contrôle
Masquez ou retirez ce que la démarche n'exige pas. Recopiez le numéro depuis un écrit récent et relisez-le avant d'activer le lien de confirmation. Inscrivez le nom du destinataire, suivi de « confidentiel », dans le message de votre bordereau. Prévenez-le au téléphone, et demandez-lui confirmation de la bonne réception.
Un fax envoyé à un numéro erroné ? Adressez-vous à la personne qui l'a reçu, demandez la suppression des pages et notez l'accident par écrit. Suivant l'importance, l'autorité de protection des données devra être prévenue, dans les 72 heures maximum.
À retenir
- Télécopie possible au sens du RGPD, moyennant minimisation et sécurité.
- Ligne en clair : les précautions sont d'abord organisationnelles.
- Numéro vérifié, mention « confidentiel », correspondant averti.
- Numéro erroné : destruction demandée, incident consigné et, au besoin, notification.