Resumen
Sí: ningún canal está proscrito por el RGPD. El reglamento exige reducir el documento al mínimo indispensable, proporcionar la protección al riesgo y prever la actuación en caso de error. Dado que la línea de fax no está cifrada, la vigilancia se centra primero en la exactitud del número y en la sala donde se ubica el aparato del destinatario.
El RGPD razona en términos de riesgos
No hay una lista de canales permitidos en el reglamento europeo. Hacer llegar un documento que identifica a alguien es un tratamiento de datos, por correo postal, correo electrónico o fax sin distinción. Entonces se imponen tres exigencias: compartir solo lo necesario, ajustar la seguridad a la sensibilidad de la información y prever el procedimiento a seguir si ocurre un incidente.
Las particularidades del fax
En Faxeroo, el PDF se sube cifrado por HTTPS y se elimina una vez realizada la transmisión; la línea telefónica que conduce al equipo de destino, en cambio, viaja en texto plano, como en cualquier fax. La eficacia de las medidas depende, por tanto, sobre todo de la organización.
Los datos de salud constituyen una categoría aparte. Antes de enviar, pregunte a su interlocutor si dispone de un espacio de intercambio reservado a los profesionales sanitarios o de un portal seguro: la página dedicada al fax y los datos médicos lo resume.
Pasos a seguir antes de pulsar el botón de envío
Oculte o elimine lo que el trámite no exija. Copie el número desde un escrito reciente y compruébelo antes de activar el enlace de confirmación. Escriba el nombre del destinatario, seguido de «confidencial», en el mensaje de su justificante de transmisión. Avísele por teléfono y pídale confirmación de que lo ha recibido correctamente.
¿El fax irse a un número incorrecto? Acuda al destinatario, pida la eliminación de las páginas y anote por escrito lo ocurrido. Según la importancia del incidente, habrá que avisar a la entidad de protección de datos dentro de un máximo de 72 horas.
Puntos clave
- Fax posible en el sentido del RGPD, siempre que medie minimización y seguridad.
- Línea en texto plano: las precauciones son, ante todo, organizativas.
- Número verificado, mención «confidencial», interlocutor avisado.
- Número equivocado: destrucción solicitada, incidente documentado y, en su caso, notificación.