Riepilogo
Sì: il GDPR vieta nessun canale. Il regolamento chiede di limitare il documento al stretto necessario, di adeguare la protezione al rischio e di preparare la risposta a un eventuale errore. Poiché la trasmissione fax avviene in chiaro, la vigilanza riguarda innanzitutto l'esattezza del numero e la locazione dell'apparecchio del corrispondente.
Il GDPR ragiona in termini di rischi
Nessun elenco dei canali consentiti in il regolamento europeo. Far pervenire un documento che identifica qualcuno è un trattamento di dati, per posta, e-mail o fax senza distinzione. Si applicano allora tre esigenze: condividere solo l'utile, adattare la sicurezza alla sensibilità delle informazioni, prevedere la procedura da seguire se si verifica un incidente.
Le particolarità della telecopia
Su Faxeroo, il PDF viene caricato cifrato in HTTPS e poi eliminato una volta completato l'invio; la linea telefonica che conduce alla macchina di destinazione, invece, viaggia in chiaro — esattamente come avviene per ogni fax tradizionale. Le misure efficaci riguardano quindi principalmente l'organizzazione.
I dati sanitari costituiscono una categoria a parte. Prima di spedire, chiedete al corrispondente se dispone di uno spazio di scambio riservato agli operatori sanitari o di un portale sicuro: la pagina dedicata ai fax e ai dati medici fa il punto.
Prima di spedire: la lista di controllo
Sul documento, nascondete o togliete le parti estranee alla pratica. Controllate il numero su una fonte aggiornata e rileggetelo prima di attivare il link di conferma. Nel messaggio della ricevuta di trasmissione inserite il nome del destinatario, seguito da «confidenziale». Poi avvisatelo per telefono e chiedetegli conferma del corretto arrivo.
Hai inviato un fax a un numero errato? Contatta chi l'ha ricevuto, chiedi di cancellare le pagine e segna la situazione con un documento scritto. A seconda della gravità, l'ente competente per la tutela dei dati personali deve essere avvisato entro 72 ore.
Da ricordare
- Telecopia possibile ai sensi del GDPR, a condizione di minimizzazione e sicurezza.
- Linea in chiaro: le precauzioni sono prima di tutto organizzative.
- Numero verificato, menzione «confidenziale», corrispondente avvisato.
- Numero errato: distruzione richiesta, incidente registrato e, se necessario, notifica.