Conservar faxes y pruebas de envío

El archivo es su responsabilidad

El fax por internet se limita a transmitir datos; no se ocupa de estructurar la información. En Faxeroo, el archivo cargado se conserva solo durante la transmisión; una vez finalizada, se elimina. Solo los justificantes en PDF, si activa esa opción, permanecen consultables en el apartado de seguimiento. Cuando llegue el momento de presentar una reclamación, lo único que marcará la diferencia será su clasificación.

La regla del juego: todo fax importante debe poder reconstruirse sin ayuda, incluso por alguien que no estuvo presente. Un colega, un asesor fiscal o un abogado debe entender, con el expediente abierto, qué se envió, para quién, cuándo y con qué resultado.

PDF/A: un formato hecho para durar

Un PDF corriente puede necesitar fuentes que falten, contenido externo o una clave. PDF/A, basado en la norma ISO 19005, elimina tales dependencias: incorpora las fuentes, no usa cifrado y bloquea cualquier llamada al exterior. Dentro de quince años se verá igual.

Las suites ofimáticas habituales exportan a PDF/A desde sus pestañas de guardado. Para el fax, conserve el archivo transmitido tal cual; cualquier conversión posterior se hará junto al original, para descartar cualquier sospecha de manipulación.

Expedientes sensibles: registre en el expediente la huella SHA-256 correspondiente a cada archivo, guardada en un fichero de texto en la carpeta. Un solo byte modificado y la huella cambia.

Nombres de archivo que se ordenan solos

Un buen nombre se construye sin pensar: la fecha primero, en AAAA-MM-DD, luego destinatario, asunto y tipo de archivo; por ejemplo, «2026-04-17_mutua-flandes_justificante-sanitario_enviado.pdf», y luego «…_acuse-transmision.pdf». Evite espacios, acentos y caracteres extraños, que corrompen las copias de un sistema a otro.

Reúna los documentos de un envío en una única carpeta con la misma raíz, con la referencia impresa en los acuses de recibo. Año, y después destinatario: es una clasificación que sirve a la mayoría de las pymes; para volúmenes mayores, toma el relevo una GED (gestión electrónica de documentos).

Plazos de conservación: los referentes belgas

Ningún plazo es propio del fax: su vigencia sigue la del documento que transporta. La factura y el pedido siguen las reglas contables; un preaviso, el plazo de su posible impugnación; un expediente de paciente, las normas del sector sanitario.

Para situarse: el Código de Derecho Económico belga impone, como regla general, diez años de conservación de los libros y documentos contables; la normativa del IVA prevé asimismo un plazo largo para las facturas. En el ámbito civil, muchas acciones contractuales prescriben a los diez años, salvo plazos más cortos.

Plazos cambiantes, numerosas excepciones: compruebe la norma que le afecta en el SPF Economía, en el SPF Finanzas o con su asesor fiscal.

Datos personales: lo estrictamente necesario

Cantidades, cifras, datos clínicos o económicos: un sobre de fax suele llevar mucho de eso. El RGPD obliga a conservar solo lo estrictamente necesario, durante el plazo previsto, y a protegerlo contra miradas no autorizadas. La autoridad competente de protección de datos difunde orientaciones prácticas al respecto.

En la práctica: personas autorizadas con acceso restringido, fecha de baja marcada desde el depósito, borrado efectivo al finalizar ese plazo, incluidas las copias de seguridad. Un borrador o una duplicada guardado «por si acaso» no corresponde: cualquier réplica adicional aumenta la responsabilidad.

Dos copias como mínimo, o nada

Un solo fichero en un disco no constituye un archivo. Aplique la norma 3-2-1: tres versiones, al menos dos sistemas de almacenamiento diferentes y una situada fuera de sus instalaciones. Un depósito en línea cifrado, unido a un disco externo ubicado fuera de la oficina, cubre lo esencial.

Revise al azar algunos documentos, una o dos veces al año: es la vía única para detectar si sus materiales conservan legibilidad, integridad y localización cuando llegue la fecha indicada.