Conserver fax et preuves d’envoi

L’archive est votre responsabilité

La télécopie en ligne transmet les documents sans les archiver. Chez Faxeroo, le fichier déposé ne survit pas à l'envoi : il est supprimé aussitôt. Les accusés de réception PDF ne demeurent accessibles dans votre espace de suivi que si vous activez cette option. Si un différend survient, seule votre organisation personnelle pourra vous protéger.

La règle du jeu : tout fax important se reconstitue sans aide, y compris par quelqu’un qui n’était pas là. Un collègue, un expert-comptable ou un avocat doit saisir, dossier ouvert, ce qui est parti, pour qui, quand, avec quel résultat.

PDF/A : un format fait pour durer

Un PDF classique peut demander des polices manquantes, des éléments externes, un code secret. Le PDF/A, édicté par la norme ISO 19005, élimine ces dépendances : polices incluses, aucun chiffrement, aucun appel vers l'extérieur. Dans quinze ans, l'affichage sera le même.

Les suites bureautiques courantes exportent en PDF/A depuis leurs options d’enregistrement. Pour le fax, archivez le fichier transmis tel quel ; toute conversion tardive se fera à côté de l’original, pour couper court à tout reproche d’altération.

Pour les dossiers sensibles : notez dans votre classement la signature SHA-256 correspondant à chaque document, au sein d'un simple fichier texte rangé avec le reste. Un seul octet modifié suffit à modifier cette empreinte.

Des noms de fichiers qui se rangent seuls

Un bon nom se classe sans réflexion : la date d’abord, en AAAA-MM-JJ, puis le correspondant, le sujet et la sorte de pièce — « 2026-04-17_mutuelle-flandre_attestation-soins_envoye.pdf », par exemple, puis « …_accuse-transmission.pdf ». Bannissez espaces, accents et signes exotiques, qui corrompent les copies d’un système à l’autre.

Grouper les documents d'une envoi dans un dossier de même origine, avec la référence gravée sur les accusés. Année, puis équivalent : voilà un classement qui satisfait la plupart des PME ; à partir de ce seuil, c'est une gestion documentaire qui prend le relais.

Durées de conservation : les repères belges

Combien de temps garder une télécopie ? La réponse dépend de son contenu, pas du canal. Factures et bons de commande relèvent des obligations comptables ; un préavis doit rester disponible tant qu'on peut encore le contester ; un dossier patient obéit aux exigences du secteur de la santé.

Pour situer : le Code de droit économique belge impose, en règle générale, dix ans de conservation des livres et pièces comptables ; la réglementation TVA prévoit pareillement un long délai pour les factures. En civil, maintes actions contractuelles se prescrivent par dix ans, sauf délais plus brefs.

Durées mouvantes, exceptions nombreuses : contrôlez la règle qui vous concerne auprès du SPF Économie, du SPF Finances, ou de votre comptable.

Données personnelles : le strict nécessaire

Prénoms, numéros, informations médicales ou bancaires : un dossier de fax en contient presque toujours. Le RGPD exige de ne conserver que le strict nécessaire, pendant la durée requise, à l'abri de toute consultation indue. À cet égard, l'Autorité de protection des données a émis des recommandations.

En pratique : accès limité aux personnes concernées, date de destruction arrêtée dès le classement, suppression réelle à l’échéance — sauvegardes comprises. Le brouillon ou le doublon gardé « au cas où » n’a pas sa place : toute copie superflue alourdit la garde.

Deux exemplaires au minimum, sinon rien

Un exemplaire unique sur un disque, ce n’est pas une archive. Le minimum se résume en trois chiffres, 3-2-1 : trois exemplaires, sur au moins deux types de support, dont un gardé à l’extérieur. Un coffre en ligne chiffré, complété par un disque externe rangé hors de vos locaux, couvre l’essentiel des besoins.

Une à deux fois par an, ouvrez quelques archives prises au hasard : comment autrement vérifier que vos fichiers demeurent lisibles, complets et retrouvables lorsque le besoin se présentera ?