Su fax ha caído en manos de un tercero
Cómo actuar durante la primera hora, de qué forma tipificar la filtración de datos y qué medidas impiden que se repita.
Fax extraviado: llame de inmediato al número marcado, exija la destrucción de las hojas y confirme por escrito esa petición. ¿El documento contenía datos personales? Entonces evalúe el riesgo: en Bélgica, cualquier violación que pueda perjudicar a las personas debe comunicarse dentro de las 72 horas a una Autoridad de Protección de Datos.
Cuatro puntos clave
Cada hora deja el documento a la vista de otras personas: cuanto antes actúe, mejor.
Datos personales que acaban en manos de un destinatario equivocado: el RGPD los considera una violación, aunque nadie llegue a conocerlos.
Toda violación se incorpora al registro interno, se notifique o no.
La prevención exige poco: número verificado, introducido dos veces y releído mientras la cancelación siga siendo posible.
Primera hora: contener la fuga
Empiece por localizar el número real que ha sido marcado. En Faxeroo, aparece en la pantalla de seguimiento y, mediante la opción, en el comprobante de envío en PDF. En un equipo físico, el estado de envío o el registro de llamadas proporciona la misma información.
A continuación, márquelo. Son numerosas las líneas de fax vinculadas a una empresa o a un gabinete con atención telefónica, cuyos datos figuran en el directorio profesional. Informe de la recepción por error de un documento confidencial —sin revelar su contenido— y solicite su destrucción sin copia ni reenvío.
Pida, con documentación —correo electrónico o sobre papel—, una contestación que acredite el borrado. Esa respuesta, aunque sea breve, demostrará que el peligro se ha reducido. Si no responden por teléfono, anote cada intento con su fecha y hora.
Por último, avise a su responsable de protección de datos —DPD o persona designada—: la evaluación es su competencia.
Calificar: ¿violación de datos o no?
Según el RGPD, hay violación de datos cuando se revela información sin autorización (artículo 4, apartado 12). Si un fax entrega a un tercero el nombre de un cliente, su expediente laboral o su informe médico, cuadra con este supuesto. Una factura interempresarial que no permita identificar a ninguna persona, en cambio, no lo es.
Según el artículo 33, la notificación a la autoridad competente debe hacerse a más tardar 72 horas después del hallazgo, salvo que el riesgo para las personas sea manifiestamente insignificante. La valoración depende de la naturaleza de la información (salud, dinero, documentos de identidad), del número de personas afectadas, de la identidad del receptor involuntario y de lo que este haya hecho con las páginas.
En Bélgica, el organismo de control —Autoridad de Protección de Datos— aloja en su sitio web el formulario de notificación. Si el riesgo es elevado —por ejemplo, cuando un diagnóstico llega a personas ajenas—, el artículo 34 añade la obligación de comunicar lo ocurrido a los afectados, en un lenguaje claro, junto con las medidas que deben tomar.
Estas obligaciones recaen sobre la organización que lanzó el envío. Faxeroo envía al número introducido: nada le indica la sensibilidad del contenido, y nadie puede obtener un fax ya entregado.
El registro interno, sección por sección
El apartado 5 del artículo 33 del RGPD obliga a documentar toda violación, incluso las no notificadas. Basta con una ficha resumen, siempre que cubra estos apartados.
| Apartado | Ejemplo con un fax extraviado | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Hechos | Dos dígitos invertidos al marcar: un martes por la mañana, un informe hospitalario de tres páginas acaba en un número ajeno | Reconstruir lo ocurrido sin fiarse de la memoria |
| Datos y personas afectados | Un usuario: identidad, fecha de nacimiento, diagnóstico | Delimitar la gravedad |
| Momento del descubrimiento | Llamada, una hora después, del destinatario real: no ha recibido nada | Señalar cuándo comienza el plazo de 72 horas |
| Reacción y medidas | Llamada al destinatario fortuito, destrucción confirmada por correo electrónico | Demostrar que el riesgo fue contenido |
| Decisión y motivo | Declaración ante la APD o no, con el motivo justificado | Defender la decisión en caso de inspección |
| Medidas correctivas | Número abreviado corregido, doble introducción adoptada | Cortar el paso a la repetición |
Prevenir la reincidencia
El error suele deberse a tres motivos: un número invertido, un dato extraído de una fuente anticuada, o una tecla de marcación reducida que nunca se ha comprobado. Las contramedidas son muy sencillas de aplicar.
Compruebe el formato de antemano. El verificador de números de Faxeroo detecta el prefijo duplicado, la longitud anómala o un número de móvil, fuera del alcance de cualquier fax. Nada le indica a quién pertenece la línea: solo una fuente fiable puede responder a eso.
Los números delicados se introducen dos veces o se hacen releer. Para sus corresponsales habituales, conserve una lista fechada de números verificados, revisada periódicamente.
Aproveche los plazos disponibles. En Faxeroo, nada se envía sin el clic en el correo de confirmación y, acto seguido, sin una pausa de unos 55 segundos en la que puede cancelar. Releer el número entonces lleva unos segundos; reparar después cuesta infinitamente más.
Sus preguntas
- ¿Debe el receptor fortuito destruir el documento?
- En general, nada le obliga a ello: no existe ningún vínculo contractual entre ustedes. Pero la mayoría de los profesionales acceden de buen grado. Una solicitud cortés hecha por escrito y una respuesta que demuestre la destrucción: con eso se limita el riesgo y se deja constancia.
- ¿Debe avisarse siempre a la APD?
- No: la notificación solo es obligatoria si la violación puede perjudicar a las personas. En cambio, el registro interno se redacta en todos los casos, incluido el motivo de la decisión.
- ¿Un fax ya entregado: es posible anularlo?
- No. Las páginas entregadas al fax: ningún proveedor las recupera. La anulación solo existe durante los unos 55 segundos de espera antes del envío.
Datos y seguridad
Este dossier
- Un fax, de la pantalla al papel: la seguridad
- Complete unos campos, descargue el PDF y colóquelo como primera página del envío.
- Transmitir un documento con datos personales respetando la normativa europea.
- Bélgica: qué conviene verificar cuando va a remitir un documento médico y en qué casos se impone un canal protegido.
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