Il vostro fax è finito presso un terzo
Cosa fare in un'ora, come classificare la perdita di dati e come non incorrere nelle stesse condizioni.
Fax smarrito: contattare prima il numero raggiunto, chiedere la cancellazione delle pagine e confermare la richiesta per iscritto. Al suo interno c'erano dati personali? In tal caso, valutare il pericolo: in Belgio, ogni violazione che potenzialmente mette a rischio la privacy di persone naturali deve essere segnalata all'autorità competente entro 72 ore.
Quattro punti da ricordare
Il tempo gioca contro di voi: ogni ora lascia la pagina sotto altri occhi.
Dati personali consegnati a un destinatario errato: violazione del GDPR, anche se nessuno ha in realtà consultato l'informazione.
Ogni violazione va a figliare nel registro interno, notificata o meno.
La prevenzione richiede pochissimo: numero verificato, digitato due volte, ricontrollato finché l'annullamento è ancora possibile.
Prima ora: contenere la fuga
Cominciate col identificare il numero effettivamente chiamato. Su Faxeroo, è visualizzato nella pagina di monitoraggio e, con l'opzione attiva, sulla ricevuta di trasmissione PDF. Su una macchina fax, il rapportporto di emissione o il registro interno delle chiamate dice la stessa cosa.
Componete poi il numero. Molte linee fax appartengono a una società o a uno studio professionale raggiungibile telefonicamente, con i contatti visibili nell'elenco professionale. Segnalate l'arrivo per errore di un documento riservato — senza svelarne il contenuto — e chiedete la distruzione senza copie né inoltri.
Confermate per iscritto — e-mail o lettera — sollecitando un riscontro che attesti la distruzione. Questa risposta, anche sintetica, sarà prova che avete contenuto il rischio. Se al telefono non risponde nessuno, annotate ogni tentativo, data e ora.
Avvisate infine il vostro referente per la protezione dei dati — DPO o persona designata: la valutazione spetterà a lui.
Qualificare: violazione di dati o no?
Nel GDPR, la violazione della riservatezza copre ogni comunicazione non consentita di informazioni (articolo 4, punto 12). Se un fax recapita a un terzo il nome di un cliente, una scheda del personale o un referto medico, siamo in quel caso. Una fattura fra imprese, priva di persone identificabili, no.
Ai sensi dell'articolo 33, la dichiarazione all'autorità di controllo deve partire entro 72 ore dalla scoperta — salvo rischio manifestamente nullo per le persone. La valutazione dipende dalla natura delle informazioni (salute, denaro, documenti d'identità), dal numero di persone coinvolte, dall'identità del destinatario involontario e da ciò che quest'ultimo ha fatto delle pagine.
In Belgio, l'autorità di controllo è il garante della riservatezza; sul suo sito è pubblicato il modulo di notifica. Quando il rischio è alto — si pensi a una diagnosi recapitata a uno sconosciuto che resta muto —: l'articolo 34 somma l'obbligo di avvisare le persone interessate con un linguaggio chiaro, spiegando l'accaduto e i passi utili.
Questi obblighi gravano sull'organizzazione che ha effettuato l'invio. Faxeroo trasmette al numero digitato: nulla le indica la sensibilità del contenuto e nessuno può recuperare un fax una volta consegnato.
Il registro interno, voce per voce
Ai sensi del paragrafo 5 dell'articolo 33 del GDPR, ogni violazione va documentata, comprese quelle per cui si rinuncia alla notifica. Una scheda sintetica è sufficiente, purché copra queste rubriche.
| Rubrica | Esempio su un fax smarrito | A cosa serve |
|---|---|---|
| Fatti | Referto ospedaliero di tre pagine, spedito di martedì mattina a un numero le cui due cifre erano invertite. | Ricostruire l'incidente senza fare affidamento sui ricordi |
| Dati e persone interessate | Un paziente: cognome, anno di nascita, diagnosi | Delimitare la gravità |
| Momento della scoperta | Telefonata, un'ora dopo, del vero destinatario: nulla ricevuto | Segnare il punto di partenza delle 72 ore |
| Reazione e misure | Telefonata al destinatario fortuito, distruzione confermata via email | Riconoscere che i pericoli sono stati gestiti |
| Decisione e motivo | Dichiarazione al Garante o meno, con il relativo motivo | Difendere la scelta in caso di controllo |
| Misure correttive | Numero abbreviato corretto, doppia immissione adottata | Sbarrare la strada alla ripetizione |
Impedire che si ripeta
L'errore tipico ha tre origini: una cifra scambiata, un numero desunto da una fonte superata, un tasto di chiamata rapida mai controllato. Le contromisure costano poco.
Verificate il formato a monte. Il verificatore di numeri Faxeroo rileva il prefisso duplicato, la lunghezza anomala, un numero di cellulare, irraggiungibile da qualsiasi fax. Nulla gli dice a chi appartenga la linea: solo una fonte sicura può rispondere.
I numeri delicati vanno digitati due volte oppure fatti rileggere. Per i vostri interlocutori abituali, conservate una lista con data dei numeri già controllati, da rivedere a intervalli stabiliti.
Approfittate del tempo a disposizione. Con Faxeroo, nessun invio avviene senza la conferma via e-mail; restano inoltre circa 55 secondi per annullare. Rileggere il numero allora è rapido; porre rimedio in un secondo tempo costa infinitamente di più.
Le vostre domande
- Il destinatario fortuito deve distruggere il documento?
- Niente lo obbliga, in linea di principio: nessun vincolo contrattuale vi unisce. Ma la maggior parte dei professionisti acconsente volentieri. Richiesta cortese confermata per iscritto, risposta che attesta la distruzione: ecco come limitare il rischio e attestarlo.
- Il Garante deve sempre essere avvisato?
- No: la notifica è obbligatoria solo se la violazione rischia di nuocere alle persone. Il registro interno, invece, va compilato in ogni caso, con l'indicazione del motivo della decisione.
- Un fax già consegnato: è possibile annullarlo?
- No. Per quanto riguarda le pagine consegnate al fax: nessun fornitore le recupera. L'annullamento è consentito solo nei circa 55 secondi precedenti l'invio.
Dati e sicurezza
Questo dossier
- Un fax, dallo schermo alla carta: la sicurezza
- Completa alcuni campi, scarica il PDF e inseriscilo come prima pagina dell'invio.
- Trasmettere un fax contenente dati personali senza violare il regolamento europeo.
- Belgio: i punti da controllare prima di spedire un documento medico e le situazioni che richiedono un canale sicuro.
Per approfondire
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