HR-Service faxen
Eine Abwesenheit rechtzeitig melden, ohne etwas von Ihrem Gesundheitszustand preiszugeben.
Viele Personalabteilungen unterhalten eine Faxleitung für Abwesenheitsmeldungen, Nachweise, Bescheinigungen und Schreiben der Mitarbeitenden. In Frankreich geht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung heute elektronisch von der Arztpraxis aus: Die Krankenkasse informiert den Arbeitgeber, sodass Ihnen oft nur übrig bleibt, Ihre Abwesenheit ab dem ersten Tag zu melden. Das Fax behält eine Rolle für Unterlagen, die außerhalb dieses Weges liegen, oder wenn das Unternehmen es verlangt. Die Nummer erfragen Sie im HR-Service oder sie steht in der Betriebsordnung; tragen Sie dann Ihre Personalnummer im Übermittlungsprotokoll ein — ohne auch nur die geringste medizinische Angabe.
Warum der HR-Service noch Faxe annimmt
Die Personalabteilung erhält Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen: Ärztinnen und Ärzte, Krankenkassen, Bildungsträger, entsandte Mitarbeitende. Das Faxgerät ist eine zentrale Anlaufstelle — selbst für jemanden erreichbar, der während seiner Abwesenheit keinen Intranetzugang hat.
Für Sie ist es das Werkzeug, um Ihre Abwesenheitsmeldung zu datieren. Ein Sendebericht legt Tag und Uhrzeit der Übermittlung an die Nummer der Dienststelle fest: Wird das Datum der Anmeldung bestritten, entscheidet er. Die aufbewahrte Kopie erspart es zudem, den Arzt erneut anzufassen.
Wo Sie die gültige Nummer finden
- Die Betriebsordnung, das Willkommensheft oder das Intranet listen die Kontakte der Personalabteilung auf.
- Ihr Vertrag, eine Gehaltsabrechnung oder ein aktuelles Schreiben der Personalabteilung: Dort steht die Adresse der Dienststelle, teils auch die Faxverbindung.
- Ihre Vorgesetzten oder Kolleginnen und Kollegen, die die vor Ort verwendete Leitung kennen; bitten Sie nach Möglichkeit die Personalabteilung um Bestätigung.
Was das Fax-Deckblatt enthalten muss
- Das Unternehmen, den Standort und den Vermerk „HR“.
- Ihr Nachname, Vorname, Personalnummer und Ihre Abteilung.
- Der Betreff: Abwesenheitsmeldung, Verlängerung, Nachweis, Bescheinigung.
- Die betroffenen Zeiträume und die Seitenzahl, ohne jegliche medizinischen Angaben.
Der zu archivierende Nachweis
Bewahren Sie die Sendebestätigung und die versendete Datei auf: Wird das Datum der Abwesenheitsmeldung einmal bestritten, legt der Sendebericht Tag und Uhrzeit der Übermittlung an die Nummer der Dienststelle fest.
Die anderen Wege, manchmal vorzuziehen
Die elektronisch übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Wenn Arzt und Krankenkasse den Arbeitgeber direkt informieren, bleibt oft nur übrig, Ihre Abwesenheit telefonisch oder per E-Mail anzuzeigen.
Das Personalportal oder die E-Mail des Bearbeiters
Sofort und nachverfolgbar, wenn das Unternehmen dies erlaubt; prüfen Sie, ob der Posteingang auch während des Urlaubs geleert wird.
Einschreiben mit Rückschein
Kündigung, Widerspruch, Briefe mit Beweiskraft: Diese Form ist die, die man von Ihnen erwartet.
Die anderen Länderinformationen
- Gesundheitsdaten sind im Umlauf: Hier zählt die richtige Nummer noch mehr als anderswo.
- Wasserschaden, Diebstahl, Unfall: Die Meldefrist läuft, und auf den Versandnachweis kommt es an.
- Bestrittener Steuerbescheid, vom Finanzamt angeforderte Unterlage: Die Vorgangsreferenz entscheidet über alles.
- Rente, Lebensbescheinigung, zu änderndes RIB: Eine sorgfältig übertragene Sozialversicherungsnummer spart Monate.
Fax an eine Behörde
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- Eine Institution faxen: die Anleitung
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