Conserver fax et preuves d’envoi

L’archive est votre responsabilité

Un service de télécopie en ligne achemine ; il ne classe pas. Chez Faxeroo, le fichier déposé ne vit que le temps de l’envoi, puis l’effacement suit. Seuls les accusés PDF, si l’option est prise, demeurent accessibles sur la page de suivi. Vient le jour d’une contestation : seul votre classement fera la différence.

La règle du jeu : tout fax important se reconstitue sans aide, y compris par quelqu’un qui n’était pas là. Un collègue, un expert-comptable ou un avocat doit saisir, dossier ouvert, ce qui est parti, pour qui, quand, avec quel résultat.

PDF/A : un format fait pour durer

Un PDF ordinaire peut exiger des polices absentes, des contenus distants, un mot de passe. Le PDF/A, posé par la norme ISO 19005, bannit ces dépendances : polices intégrées, zéro chiffrement, aucun appel vers l’extérieur. Dans quinze ans, le rendu sera identique.

Les suites bureautiques courantes exportent en PDF/A depuis leurs options d’enregistrement. Pour le fax, archivez le fichier transmis tel quel ; toute conversion tardive se fera à côté de l’original, pour couper court à tout reproche d’altération.

Dossiers sensibles : consignez au classement l’empreinte SHA-256 de chaque fichier, dans un fichier texte du dossier. Le moindre octet modifié, et l’empreinte change.

Des noms de fichiers qui se rangent seuls

Un bon nom se classe sans réflexion : la date d’abord, en AAAA-MM-JJ, puis le correspondant, le sujet et la sorte de pièce — « 2026-04-17_mutuelle-flandre_attestation-soins_envoye.pdf », par exemple, puis « …_accuse-transmission.pdf ». Bannissez espaces, accents et signes exotiques, qui corrompent les copies d’un système à l’autre.

Rassemblez les pièces d’un envoi dans un dossier de même racine, avec la référence imprimée sur les accusés. Année, puis correspondant : voilà un tri qui porte la plupart des PME ; au-delà, c’est une GED qui prend le relais.

Durées de conservation : les repères belges

Aucune durée n’est propre au fax : sa vie suit celle du document porté. Facture et bon de commande suivent les règles comptables ; un préavis, le délai de sa contestation possible ; un dossier patient, les règles du secteur des soins.

Pour situer : le Code de droit économique belge impose, en règle générale, dix ans de conservation des livres et pièces comptables ; la réglementation TVA prévoit pareillement un long délai pour les factures. En civil, maintes actions contractuelles se prescrivent par dix ans, sauf délais plus brefs.

Durées mouvantes, exceptions nombreuses : contrôlez la règle qui vous concerne auprès du SPF Économie, du SPF Finances, ou de votre comptable.

Données personnelles : le strict nécessaire

Noms, numéros, données de santé ou financières : un dossier de fax en regorge presque toujours. Le RGPD impose de ne garder que le nécessaire, le temps nécessaire, à l’abri des regards indu. L’Autorité de protection des données publie sur ces points des recommandations qui aident.

En pratique : accès limité aux personnes concernées, date de destruction arrêtée dès le classement, suppression réelle à l’échéance — sauvegardes comprises. Le brouillon ou le doublon gardé « au cas où » n’a pas sa place : toute copie superflue alourdit la garde.

Deux exemplaires au minimum, sinon rien

Un exemplaire unique sur un disque, ce n’est pas une archive. Commencez par la règle 3-2-1 : trois copies, deux technologies de stockage au moins, dont une conservée ailleurs. Un coffre en ligne chiffré, complété par un disque externe rangé hors des murs, couvre l’essentiel des besoins.

Rouvrez quelques dossiers au hasard, une à deux fois l’an : c’est le seul moyen de savoir si vos fichiers restent lisibles, entiers et localisables quand le besoin viendra.