Conservar faxes y pruebas de envío

El archivo es su responsabilidad

Un servicio de fax en línea solo transmite; no clasifica. En Faxeroo, el archivo cargado solo vive el tiempo del envío; después se borra. Solo los acuses de recibo en PDF, si se contrata la opción, siguen accesibles en la página de seguimiento. Cuando llega el día de una reclamación, solo su clasificación marcará la diferencia.

La regla del juego: todo fax importante debe poder reconstruirse sin ayuda, incluso por alguien que no estuvo presente. Un colega, un asesor fiscal o un abogado debe entender, con el expediente abierto, qué se envió, para quién, cuándo y con qué resultado.

PDF/A: un formato hecho para durar

Un PDF corriente puede necesitar fuentes que falten, contenido externo o una clave. PDF/A, basado en la norma ISO 19005, elimina tales dependencias: incorpora las fuentes, no usa cifrado y bloquea cualquier llamada al exterior. Dentro de quince años se verá igual.

Las suites ofimáticas habituales exportan a PDF/A desde sus opciones de guardado. Para el fax, archive el archivo transmitido tal cual; cualquier conversión posterior se hará junto al original, para descartar cualquier sospecha de manipulación.

Expedientes sensibles: registre en el expediente la huella SHA-256 correspondiente a cada archivo, guardada en un fichero de texto en la carpeta. Un solo byte modificado y la huella cambia.

Nombres de archivo que se ordenan solos

Un buen nombre se ordena sin reflexión: la fecha primero, en AAAA-MM-DD, luego destinatario, asunto y tipo de documento; por ejemplo, «2026-04-17_mutua-flandes_justificante-sanitario_enviado.pdf», y luego «…_acuse-transmision.pdf». Evite espacios, acentos y caracteres extraños, que corrompen las copias de un sistema a otro.

Reúna los documentos de un envío en una única carpeta con la misma raíz, con la referencia impresa en los acuses de recibo. Año, y después destinatario: es una clasificación que sirve a la mayoría de las pymes; para volúmenes mayores, toma el relevo una GED (gestión electrónica de documentos).

Plazos de conservación: los referentes belgas

Ningún plazo es propio del fax: su vigencia sigue la del documento que transporta. La factura y el pedido siguen las reglas contables; un preaviso, el plazo de su posible impugnación; un expediente de paciente, las normas del sector sanitario.

Para situarse: el Código de Derecho Económico belga impone, como regla general, diez años de conservación de los libros y documentos contables; la normativa del IVA prevé asimismo un plazo largo para las facturas. En el ámbito civil, muchas acciones contractuales prescriben a los diez años, salvo plazos más cortos.

Plazos cambiantes, numerosas excepciones: compruebe la norma que le afecta en el SPF Economía, en el SPF Finanzas o con su asesor fiscal.

Datos personales: lo estrictamente necesario

Nombres, números, datos sanitarios o financieros: un expediente de fax casi siempre está lleno de ellos. El RGPD exige conservar únicamente lo imprescindible, durante el plazo preciso, al abrigo de miradas indebidas. La Autoridad de Protección de Datos publica recomendaciones útiles al respecto.

En la práctica: acceso limitado a las personas autorizadas, fecha de destrucción fijada desde el archivado, eliminación real al vencer el plazo, copias de seguridad incluidas. El borrador o el duplicado guardado «por si acaso» no tiene cabida: toda copia superflua recarga la custodia.

Dos copias como mínimo, o nada

Una única copia en un disco no es un archivo. Empiece por la regla 3-2-1: tres copias, al menos dos tecnologías de almacenamiento distintas y una de ellas guardada fuera de sus instalaciones. Una bóveda en línea cifrada, complementada con un disco externo guardado a fuera de las oficinas, cubre lo esencial.

Abra algunos archivos al azar, una o dos veces al año: es la única manera de saber si sus documentos siguen siendo legibles, íntegros y localizables cuando llegue el momento.