Kurzfassung
Zwei Kriterien sind entscheidend: der Kanal, den Ihr Gegenüber akzeptiert, und das, was Sie gegebenenfalls nachweisen müssen. E-Mail geht sofort ab, kann aber in einem Spam-Filter hängen bleiben; das Fax hingegen kommt mit einem Übermittlungsprotokoll zurück, das während des Austauschs mit dem Empfangsgerät erzeugt wird.
Die Stärken und blinden Flecken der einzelnen Kanäle
E-Mail kostet keinen Cent und landet sofort im Postfach; doch Spam-Filter können sie ohne Vorwarnung abfangen, und Lesebestätigungen gibt es nur auf Wunsch. Das Fax hingegen kommt innerhalb ein bis zwei Minuten bei einem Gerät an, das den Empfang der Seiten quittiert; mit Faxeroo kostet die Seite nichts und der PDF-Sendebericht ist optional für 2,99 € inkl. MwSt. erhältlich. Die postalische Einschreibsendung — langsam und kostenpflichtig — bietet weiterhin den strengsten rechtlichen Rahmen.
Zwei Entscheidungskriterien
Welchen Kanal zeigt Ihr Gegenüber an? Eine Institution, die eine Faxnummer ausgibt hat Ihnen bereits geantwortet. Was muss nachgewiesen werden, und bis zu welcher Frist? Bestimmte Fristen, ob gesetzlich oder vertraglich, schreiben eine genaue Form vor — häufig die Einschreibepost. Der Vergleich Fax, E-Mail und Briefpost prüft jede Situation.
Kanäle kombinieren
Nichts spricht dagegen, den Versand zu duplizieren: das Fax für die Geschwindigkeit und seine Sendebestätigung, anschließend die E-Mail oder die Einschreibepost, falls ein Text dies erfordert. Bewahren Sie die Sendebestätigung und das exakte PDF auf: Der versandte Inhalt und das Datum bleiben so nachweisbar.
Zu beachten
- E-Mail: die Geschwindigkeit auf der einen Seite, die Filter auf der anderen.
- Fax: Sendebericht, verbunden mit dem Empfangsgerät.
- Empfohlen: der klarste rechtliche Rahmen, auf Kosten der Geschwindigkeit.
- Die Wahl richtet sich nach dem akzeptierten Kanal und dem zu erbringenden Nachweis.